Asa cum probabil stiti deja, firmele din Romania sunt libere sa isi creeze propriile facturi fiscale si chitante.

In cazul in care ati ales sa va personalizati facturile fiscale si chitantele e bine sa aveti in vedere elementele obligatorii ce trebuie mentionate pe astfel de documente in conformitate cu Codul Fiscal. Lipsa elementelor obligatorii de pe factura poate duce la imposibilitatea de deducere a TVA de catre persoana impozabila.

Asadar, Codul Fiscal prevede ca orice persoana juridica platitoare de TVA, care efectueaza livrari sau prestari de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Concret, cand emiteti facturi si chitante personalizate trebuie sa mentionati urmatoarele elemente:

• numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;
• datele firmei care emite factura: nume, adresa si cod de inregistrare fiscala;
• datele beneficiarului bunurilor sau serviciilor: nume, adresa si codul de inregistrare fiscala;
• date despre bunurile sau serviciile livrate: denumire, cantitate, pretul unitar;
• valoarea bunurilor sau serviciilor fara TVA;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei. In cazul in care nu se datoreaza taxa, factura trebuie sa contina trimiterea la dispozitiile aplicabile din Codul Fiscal sau din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversa;
• in cazul in care se aplica regimul special (agentii de turism, bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie, antichitati), factura fiscala va contine trimiterea la articolul corespunzator din Directiva 112 care sa indice ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective;
• o referire la alte facturi fiscale sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.

In cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in Romania, care au sedii secundare fara personalitate juridica pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului activitatii economice a persoanei juridice si, optional, se poate inscrie si adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile si/sau au fost prestate serviciile.

De asemenea, potrivit Legii societatilor comerciale (31/1990), pe orice factura intocmita de o societate trebuie sa se mentioneze :

• denumirea
• forma juridica
• sediul social
• numarul din registrul comertului
• codul unic de inregistrare
• capitalul social-in cazul societatilor comerciale de tip SRL (iar pe facturile fiscal emise de societatile pe actiuni trebuie mentionate capitalul social subscris, dar si cel varsat )
• semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.( Art. 155 alin. 6 Cod fiscal )
• puteti intocmi facturile in orice limba oficiala a statelor membre UE, insa la solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie sa asigurati traducerea in limba romana. 

Credem ca avantajul de a crea propriile facturi este mult mai mare decat in cazul facturilor fiscal tipizate intrucat ofera doua mari avantaje: in primul rand aveti posibilitatea de a personaliza acest document asa cum va doriti, mentionand inclusive logo-ul si sloganul firmei, iar in al doilea rand este mult mai usor sa calculati TVA-ul. Este important insa sa includeti toate elementele obligatorii solicitate de lege, astfel incat sa evitati amenzile (cuprinse intre 2.500 lei si 5.000 lei).

De asemenea, nu uitati ca in fiecare an sa stabiliti numarul de la care emiteti prima factura.

Concret, prevederile legale, cuprinse in Anexa 4 la Ordinul MFP nr. 2226/2006, stabilesc ca persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii intr-o societate comerciala trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe (daca este cazul), care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate.

Potrivit Legii contabilitatii (82/1991), facturile trebuie sa fie arhivate, odata cu celelalte documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Model Factura fiscala